crisis management planning

Crisis Management Planning in tijden van COVID-19

De pandemie heeft ons wakker geschud. Bedrijfsleiders over de hele wereld worstelen met deze nieuwe realiteit. Ze proberen hun bedrijf op elke mogelijke manier draaiende te houden. De problemen waarmee we ondernemingen zien worstelen wijst op een gap in desbetreffende bedrijven. De meeste bedrijven zijn niet voorbereid op een crisis, laat staan op een pandemie. In dit artikel gaan we dieper in op wat crisis management planning zou kunnen inhouden voor jouw bedrijf. 

Bill Gates zei ooit: 

“And as you look at what went on, the problem wasn’t that there was a system that didn’t work well enough, the problem was that we didn’t have a system at all. In fact, there’s some pretty obvious key missing pieces.”
bill gates covid crisis
Bill Gates

Vrij vertaald: Het probleem was niet de technologie die niet goed genoeg is, maar we weten niet hoe we deze moet implementeren. 

Als we experts mogen geloven, zullen dergelijke pandemieën zich vaker gaan voordoen. Vaker dan we zouden willen. “Terwijl het Coronavirus zich verspreidt, neemt ook de ontnuchterende realiteit toe dat epidemieën vaker zullen voorkomen in onze steeds meer verbonden tijdperk.”

De vraag is: zijn we voorbereid? Hebben we als bedrijfsleiders een plan voor crisismanagement dat onze bedrijven kan helpen om duurzaam te blijven?

Ik heb al met heel wat bedrijven gewerkt en ik geloof echt dat we de risico’s kunnen verminderen als we meer flexibele bedrijfsmodellen implementeren die aangepast kunnen worden aan verschillende situaties. Daarom, als u van plan bent om een crisismanagement planning op te stellen om het hoofd te bieden aan deze pandemie (of een andere crisis), zijn hier een aantal punten om in acht te nemen. 

Crisis management plannig: how to

Maak zoveel mogelijk gebruik van digitale tools

Om eerlijk te zijn, we leven in fantastische tijden wat crisis management planning betreft (Covid buiten beschouwing gelaten). Digitale technologie heeft ons op onvoorstelbare manieren kracht gegeven. Je kunt volledige callcenters online laten beheren zonder dat je een fysieke locatie nodig heeft. Je kan personeel van over de hele wereld aan een project laten werken zonder dat je ooit een vlucht moet maken. Er staan honderden tools tot jouw beschikking om een reeks taken op het gebied van communicatie, samenwerking en projectmanagement uit te voeren. Voor veel organisaties is het echter niet het gebrek aan technologie dat een belemmering vormt – het is de beperkende mentaliteit die ervoor zorgt dat ze geen vloeiende, flexibel werkmodel hebben.

Bovendien is het idee vaak dat digitale technologie mooie nieuwe datacenters en werkstations zijn… Die niets doen om werknemers, klanten of het bedrijfsmodel zelf te versterken. Als we het hebben over digitale transformatie, streven we naar:

  • Automatiseringstools die de alledaagse handelingen kunnen overnemen, waardoor je werknemers tijd hebben om strategisch na te denken en in functie daarvan te presteren.
  • Een digitaal ecosysteem dat inspeelt op het hele personeelsproces. Binnen dit ecosysteem zou je oplossingen moeten hebben voor elke functionele afdeling van jouw organisatie. Je verkoop, marketing en ondersteuning moeten bijvoorbeeld worden verbonden op één centraal platform, zoals Jira, HubSpot, Zoho of Odoo. Je kan je teams vervolgens verder opsplitsen in subdomeinen met elk hun eigen doel-, taak- en projectbeheersystemen. Willekeurig apps en oplossingen kopen zonder een echt plan of blauwdruk van dit ecosysteem te definiëren en te maken, zal chaos creëren en het onmogelijk maken om een functioneel model te behouden als er een crisis is.

Een hybride operationeel model creëren

Als uitbreiding op het bovenstaande punt, een hybride model is een flexibel operationeel model dat online of offline kan worden bediend. Dit is van cruciaal belang om je crisis management planning succesvol te maken. Neem bijvoorbeeld een lokale winkel met een sterke online aanwezigheid. Tijdens een pandemie kan de fysieke winkel weliswaar gesloten zijn, maar kan deze nog steeds online verkopen en verkopen. Werknemers kunnen nog steeds hun baan behouden en het bedrijf kan duurzaam, zo niet winstgevend, blijven. Om het model succesvol te maken, moet je het volgende definiëren:

  • Beleid op afstand of thuiswerken
  • Protocollen voor teamsamenwerking
  • Wekelijkse prestaties en takenlijsten
  • Tools of oplossingen om medewerkers te helpen presteren
  • Nieuwe prestatiestatistieken en doelen

Een noodplan op zijn plaats houden

Wat mogen je werknemers en klanten verwachten in het geval van een ramp of een pandemie? We kunnen niet langer in ontkenning leven. We kunnen niet langer denken ‘alles komt goed.’ In tegenstelling tot individuen kunnen bedrijven niet “in het moment leven” – een bedrijf moet voorbereid zijn op het onverwachte. Crisis management planning zorgt ervoor dat zowel je interne als externe stakeholders gerustgesteld worden. 

Jouw noodplan moet het volgende bevatten:

  • Een financieel plan dat de salarissen van werknemers, ontslagvergoedingen (in geval van ontslagen) en andere uitgaven kan dekken die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden.
  • Een klantenbindingsplan dat elke verkoop- en marketingstrategie omvat om klanten betrokken te houden tijdens een crisis.
  • Een operationeel plan (zie punt 1 en 2)
  • Elke overheidssteun of programma dat nodig zou zijn

Bedrijfsdoelstellingen en -strategie opnieuw definiëren

ROI en hogere jaarlijkse winst zijn normale bedrijfsdoelen. In een crisis verschuift de focus echter van ROI naar overlevingskansen. Deze focus verandert de strategie van alle betrokken afdelingen. Communicatie + marketing zal meer promotie vergen, maar wel een die zorgvuldig is gepland en niet overkomt als toondoof of kapitalistisch. Verkoop en ondersteuning zullen meer gericht zijn op het helpen en kalmeren van klanten. Bedrijfsdoelen zullen worden geherdefinieerd om zoveel mogelijk werknemers aan het werk te houden en zoveel mogelijk klanten betrokken te houden.

Crisis management planning: een plan voor de herintroductie van een bedrijf

Ondanks al onze crisis management planning en best practices kan het soms moeilijk zijn om een bedrijf te redden. In deze pandemie zullen bijvoorbeeld bedrijven in de voedings- en horeca, in de gezondheids- en fitnessbranche, winkelcentra en lokale bedrijven het buitengewoon moeilijk hebben om te overleven. Er kunnen sluitingen zijn en bedrijven kunnen tot stilstand komen, maar het is van cruciaal belang om op de lange termijn te denken. Je kan een bedrijf over zes maanden of een jaar nog steeds opnieuw starten. Het kan moeilijk zijn, de winst is misschien niet hoog, maar het is slechts een kwestie van tijd voordat je weer op de been kan zijn.

Jouw zakelijke doorstartplan kan het volgende omvatten

  • Leenprogramma’s waarop je kan vertrouwen om je op weg te helpen
  • Marketing- en promotionele activiteiten die je kan doen om oude en nieuwe klanten aan te trekken
  • Workforce-model dat je gaat volgen
  • Een sterk financieel plan dat je zal helpen de eerste 6 maanden van het bedrijf door te komen
  • Uitgaven waarvan je beseft dat het luxe is en geen noodzaak
  • Vermindering van onnodige activiteiten
  • Plan voor de lange termijn

Het is gemakkelijk om in deze gekke tijd het slachtoffer te worden van paniek en angst, maar als de geschiedenis iets laat zien, is het het vermogen van de mens om op te staan uit elke tegenslag die het leven hem te bieden heeft. Deze pandemie heeft ons misschien geleerd anders te denken en zal ons waarschijnlijk helpen een nieuwe vorm van operationele efficiëntie aan te nemen waar we nog niet eerder aan hadden gedacht. Het zal opnieuw definiëren hoe de wereld zaken doet en degenen die zich aanpassen aan deze nieuwe definitie zullen eruit komen als winnaars.

Related Posts

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *